Répondre à une demande de location par mail : prompts

Une annonce de location attire souvent des dizaines de messages en quelques heures. Répondre vite et bien à chacun prend du temps, et la tentation est grande de filtrer dès le premier mail. Les prompts ci-dessous vous aident à répondre de façon rapide, polie et uniforme, sans poser de question qui n'a pas lieu d'être à ce stade.

Ce que la réponse peut et ne peut pas demander

Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative (adopté le 06/05/2021) distingue deux temps :

• pendant la recherche : identité, coordonnées de contact et critères de recherche (localisation, loyer, surface). La situation professionnelle ou financière n'est pas pertinente à ce stade ;
• après la visite, pour apprécier la solvabilité : les pièces prévues par le décret n° 2015-1437 du 05/11/2015, et elles seules.

La fiche Service Public sur la discrimination à la location (vérifiée le 05/11/2026) rappelle que le choix du locataire doit reposer sur des critères objectifs et énumère les critères interdits, parmi lesquels l'origine, la situation de famille, l'âge, l'état de santé, le nom ou le lieu de résidence. Une réponse type ne demande donc ni l'âge, ni la nationalité, ni « vous êtes en couple ? ».

Prompt 1 : la réponse standard avec proposition de visite

Tu es gestionnaire locatif. Rédige une réponse type à un message reçu sur l'annonce de location ci-dessous.

Annonce : [type, commune, surface, loyer charges comprises, disponible le JJ/MM/AAAA].
Créneaux de visite proposés : [créneau 1], [créneau 2], [créneau 3].
Mode de réservation du créneau : [répondre à ce mail / lien d'agenda].

La réponse :
1. remercie pour l'intérêt porté au logement ;
2. rappelle en 2 lignes les informations essentielles (loyer, charges, date de disponibilité) ;
3. propose les créneaux et explique comment en réserver un ;
4. indique que les pièces justificatives seront demandées après la visite, selon la liste prévue par la réglementation ;
5. mentionne le lien vers notre politique de confidentialité : [lien].
Contraintes : 120 mots au plus, vouvoiement, aucune question sur la situation personnelle, professionnelle ou financière, aucune somme demandée.

À vérifier : que la réponse ne contient aucun filtre déguisé (« réservé aux salariés en CDI », « idéal étudiant »). Si l'assistant en ajoute un, supprimez-le.

Prompt 2 : répondre à une question précise

Un candidat demande : « [question, ex. : les animaux sont-ils acceptés ? le logement est-il éligible à l'aide au logement ? peut-on visiter le soir ?] ».
Voici ce que je sais : [réponse factuelle, ou « je ne sais pas encore »].
Rédige une réponse de 70 mots au plus qui répond exactement à la question, sans rien ajouter que je ne t'ai pas donné, et qui propose un créneau de visite.
Si je ne connais pas la réponse, la réponse dit que je vérifie et que je reviens vers lui avant le [date].

Pour les questions sur le bail (préavis, dépôt de garantie, charges), ne laissez pas l'assistant improviser une règle : répondez à partir de votre bail et des fiches officielles.

Prompt 3 : le logement est déjà loué

Rédige une réponse courte (60 mots au plus) à un candidat pour lui indiquer que le logement [type, commune] n'est plus disponible.
Propose-lui, s'il le souhaite, de recevoir nos prochaines offres correspondant à ses critères, et demande-lui son accord explicite pour cela.
Ton cordial, sans formule toute faite.

Le référentiel de la CNIL retient l'intérêt légitime pour l'envoi d'offres analogues à une personne qui a montré de l'intérêt, à condition qu'elle puisse s'y opposer à tout moment ; il propose une conservation de ces données de prospection de 3 ans à compter du dernier contact. Demander l'accord dans ce mail clarifie les choses pour tout le monde.

Prompt 4 : trier les messages sans les juger

Voici [nombre] messages reçus sur l'annonce, chacun réduit à son texte sans nom ni coordonnées (message 1, message 2…).
Classe-les en trois groupes : demande de visite, question à laquelle je dois répondre, message incomplet ou hors sujet.
Pour chaque question, résume-la en une ligne.
Ne classe pas les messages selon le profil supposé de la personne.

[coller les messages anonymisés]

Pourquoi anonymiser : les messages contiennent noms, téléphones et parfois des confidences (« je divorce », « je sors de l'hôpital »). Le tri n'en a pas besoin ; retirez ces éléments avant de coller, et gardez les originaux dans votre messagerie.

Les étapes de la réponse

Après la visite, la page demander les pièces du dossier de location donne le mail de demande, avec la liste autorisée.