Que faire si le candidat envoie des pièces qui ne sont pas demandées ?

Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative indique que les pièces allant au-delà de la réglementation doivent être supprimées ou renvoyées au candidat.

Combien de temps garder le dossier d'un candidat non retenu ?

Le même référentiel considère comme adéquate une conservation de 3 mois en base active pour les données recueillies lors de l'appréciation de la solvabilité.

Que risque-t-on en demandant une pièce non autorisée ?

Service Public indique une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 €, ou 15 000 € pour une personne morale.

Mail pour demander les pièces d'un dossier locataire

Après la visite, le candidat intéressé vous demande « qu'est-ce que je dois envoyer ? ». Le mail que vous lui adressez doit lister les justificatifs autorisés, pas un de plus. La liste est fixée par le décret n° 2015-1437 du 05/11/2015 et elle est limitative. Le prompt ci-dessous fait rédiger ce mail à partir de la liste que vous lui fournissez, puis deux variantes pour relancer une pièce manquante ou refuser une pièce en trop.

La liste à donner à l'assistant

D'après la fiche Service Public « Futur locataire d'un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire » (vérifiée le 10/04/2025) et le tableau du référentiel de la CNIL sur la gestion locative (adopté le 06/05/2021) :

Catégorie	Pour le candidat (une ou plusieurs pièces selon le cas)	Pour un garant personne physique
Identité	Carte d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour, en cours de validité	Carte d'identité, passeport ou permis de conduire
Domicile	Une pièce parmi : 3 dernières quittances ou attestation du précédent bailleur, attestation d'hébergement, attestation d'élection de domicile, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété	Une pièce parmi : dernière quittance, facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de 3 mois, attestation d'assurance logement de moins de 3 mois, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété
Activité	Contrat de travail ou attestation de l'employeur, extrait d'immatriculation de moins de 3 mois, carte d'étudiant, ou autre pièce récente selon le statut	Pièces comparables
Ressources	Dernier ou avant-dernier avis d'imposition, 3 derniers bulletins de salaire, avis de bourse, justificatifs de pensions ou d'aides, ou autres pièces de la liste	Pièces comparables

Pour un garant personne morale : extrait d'immatriculation de moins de 3 mois (ou statuts) et pièce d'identité du représentant. Avec la garantie Visale, le candidat fournit le visa délivré par Action Logement.

Ce qui n'en fait pas partie, selon le référentiel : relevé de compte bancaire, carte d'assuré social, extrait de casier judiciaire, dossier médical, contrat de mariage, certificat de concubinage, attestation de versement de pension alimentaire.

Le prompt : le mail de demande de pièces

Tu es gestionnaire locatif. Rédige le mail à envoyer à un candidat après la visite du logement [type, commune], pour lui demander les pièces de son dossier.

Situation du candidat, telle qu'il me l'a indiquée : [salarié / indépendant / étudiant / retraité], [avec garant personne physique / avec Visale / sans garant].
Liste autorisée (ne rien ajouter, ne rien retirer) :
[coller le tableau ci-dessus, ou seulement les lignes utiles à sa situation]

Le mail :
1. remercie pour la visite ;
2. liste les pièces à fournir pour lui, puis pour son garant, en précisant « une pièce parmi » quand c'est le cas ;
3. précise que des copies suffisent, que les originaux peuvent être demandés pour vérification, que les documents doivent être en français et les montants en euros ;
4. indique la date limite d'envoi : [JJ/MM/AAAA], et le moyen d'envoi : [plateforme / mail sécurisé / dossier DossierFacile] ;
5. joint la phrase d'information sur les données : [phrase ou lien vers notre politique de confidentialité] ;
6. précise qu'aucune somme n'est demandée avant la signature du bail.
Contraintes : vouvoiement, liste à puces, 220 mots au plus. Si sa situation ne correspond à aucune ligne, pose-moi la question.

À vérifier : comparez la liste du mail, ligne par ligne, avec le tableau. Un assistant ajoute volontiers un « RIB » ou un « justificatif de situation familiale » par habitude : retirez-les. Le RIB et l'attestation d'assurance concernent le locataire retenu, une fois le bail signé.

Variante : relancer une pièce manquante

Le candidat m'a envoyé son dossier, mais il manque : [pièce]. Rédige une relance de 60 mots au plus qui nomme la pièce manquante, propose les équivalents autorisés de la même catégorie : [liste], et rappelle la date limite.

Variante : refuser poliment une pièce en trop

Le candidat m'a envoyé, en plus du dossier, [ex. : ses relevés de compte / sa carte d'assuré social]. Rédige un message de 70 mots au plus qui le remercie, lui explique que cette pièce ne fait pas partie de la liste autorisée et que je ne la conserve pas, et confirme que son dossier est complet sans elle.

Le référentiel de la CNIL demande de supprimer ou de renvoyer les pièces superflues : supprimez-les effectivement de votre messagerie et de vos dossiers.

Les pièces restent hors de l'assistant

Ce mail se rédige sans aucune pièce du candidat. N'importez jamais un avis d'imposition ou un bulletin de salaire dans un assistant pour « vérifier le dossier » : ce sont des données financières d'un tiers, qu'il vous a confiées pour un seul usage. Le référentiel de la CNIL rappelle qu'une information recueillie pour une finalité ne peut pas être réutilisée pour un objectif incompatible, et qu'elle n'est accessible qu'aux personnes habilitées. Pour les garants, il prévoit de les informer du traitement de leurs données dans un délai raisonnable, ne pouvant dépasser un mois après réception du dossier : ajoutez cette information au mail ou au document remis au candidat.

Rappel des sanctions

La fiche Service Public sur la discrimination à la location (vérifiée le 05/11/2026) rappelle qu'exiger un justificatif non autorisé expose à une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 €. Le choix entre plusieurs dossiers complets repose ensuite sur des critères objectifs. Pour les messages qui précèdent la visite, voir répondre à une demande de location.